Закрыть
Медицинская международная конференция - SynevoDay 2019

У нас было 1500 стульев, 1500 человек и 40 минут, чтобы превратить масштабную медицинскую конференцию в торжественный гала-ужин. Сюжет из голливудского сценария? Нет! Всего лишь одна из задач, которую нам предстояло решить при организации SynevoDay 2019!

15 марта 2019 года в Киеве состоялась международная медицинская конференция, организованная известной сетью лабораторий «СІНЕВО». Событие само по себе грандиозное и вдохновляющее – приглашены спикеры со всего мира: США, Великобритании, Франции и России, в Киев прибыли сотрудники компании со всей страны. В процессе подготовки масштабы лишь увеличивались: 1200 человек плавно перетекли в 1500.

Проект быстро превратился в самый настоящий вызов для нашего агентства, мы активизировали все доступные ресурсы, засучили рукава и принялись за работу.

Первой сложностью на этапе подготовки стал поиск подходящей локации. Нам нужно было не просто разместить в зале 1500 человек, их нужно было покормить 5 раз в течение дня, так как программа включала в себя 3 кофе с перекусами, обед и ужин. Было решено искать два типа локаций: с двумя залами (один для трапезы, другой для конференции), либо один большой зал, который можно было бы поделить на зоны. Подобрать локацию второго типа было проще, но возникала другая проблема, решение которой казалось невыполнимой. Но об этом чуть попозже...

В кратчайшие сроки было просмотрено пол десятка залов по Киеву. Выбор пал на «Stereo plaza» – это был оптимальный вариант с учетом постоянно увеличивающегося количества участников. До последних дней мы не знали, сколько именно человек будет на конференции. Зато было понятно, что только персонала, обслуживающего кухню, будет около сотни: 80 официантов, поваров – 4, помощников поваров – 5. Выбор в пользу «Stereo plaza» был сделан и из-за желания заказчика произвести на людей вау-эффект. Он был согласен только на эффектное и масштабное помещение. Это было именно то, что надо!

Тайминг дня – основная задача организатора. Чтобы выполнить ее в рамках этого проекта, нам пришлось задействовать весь свой опыт и навыки руководства. Конференция и гала-ужин проходили в одной зоне. Конференция длилась с 9.00 до 17.00. Все стулья и столы были переносными. Как только последний спикер закончил свое выступление, мы начали подготовку к ужину. За 40 минут нам нужно было убрать 1500 стульев и очистить зону. Даже директора «Stereo plaza» были уверены, что мы не сможем это сделать, но у нас получилось! Все было в сделано в срок, люди вернулись в полностью оборудованную зону и вечерняя программа прошла по сценарию.

Чтобы совместить научную конференцию и корпоратив нужно реализовать яркую шоу-программу, которая не даст участникам устать умственно и привнесет эмоциональную нотку. Учитывая, что аудитория была женская, мы пригласили из другого города кавер-группу, состоявшую из парней и одной девушки. Также под развлекательную тему подобрали медицинское стэнд-дап шоу и бармен шоу. Зашло на Ура!

Совет от Picasso


Для большой аудитории лучше подбирать минимум двух ведущих, а в идеале – две пары. Хороший ведущий, конечно, может справиться в одиночку, особенно, если он – профессионал своего дела. Но ему будет сложно поддерживать настроение такой огромной аудитории на протяжении всего дня.


Подводя итоги


Проект Synevo стал для нас еще одним вызовом, проверкой наших способностей и амбиций. Из-за постоянной смены исходных задач, нам приходилось проявлять изворотливость, находить смелые, порой неожиданные решения. Но этот проект дал нам кое-что еще… В очередной раз мы доказали, что не существует нерешаемых задач, если в твоем распоряжении сплоченная команда и правильно прописан тайминг. Мы доверились проверенным подрядчикам, которые нас не подвели. А лучшим признанием заслуг стало мгновенное бронирование нашего агентства для проведения SynevoDay 2020!

 

Ждем Письма от Вас

Пабло Пикассо ужинал в одном из ресторанов, и к нему подошла женщина. Она его узнала и попросила нарисовать что-нибудь прямо сейчас, в ресторане. Пикассо взял карандаш, салфетку и сделал набросок городского пейзажа. Когда женщина протянула руку в надежде получить рисунок, художник сказал: “Он стоит десять тысяч долларов!” “Но вы потратили на это десять минут!” - возразила женщина.

“Я потратил на это 50 лет” - сказал художник.

Организовываем и проводим мероприятия по всей Украине и за рубежом
(068) 06 01 888
(063) 20 41 888
eventpicasso@gmail.com
Набережно-Крещатицкая 33, офис 26 Киев
вверх